上海电力学院加强本科生教学档案工作管理办法

 

（2005年12月制订）

 

第一章  教学档案工作的基本原则

第一条  为了加强我校教学档案管理工作，提高教学档案的质量和管理水平，使教学档案更好地为我校教学发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《上海电力学院档案管理办法》及其它相关法规等规定，结合我校的实际情况，制定本办法。

第二条  教学档案是指在教学过程中直接形成的，以文字材料、图表、照片、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件材料总称。

第三条  教学档案是教学管理工作的重要组成部分，教学档案管理的好坏是衡量高等院校教学管理水平和教育质量规范性的重要标志，是反映学校教育发展与教育改革的重要依据，是检查、评估教学管理工作的一个重要方面，对积累经验,改进教学,提高教学质量和管理水平,探索高等学校教学管理规律都具有重要意义。

第四条  教学档案应集中领导分级管理，属永久性和长期性保存的教学档案一律归入学校档案室保存，各院(系)在教学活动中形成的有一定保存价值的教学材料由各院(系)或教研室(学科组)保存。

第五条  教学档案工作管理要做到“四同步”，即在布置、检查、验收、总结教学工作及管理的同时，要布置、检查、验收、总结教学档案工作。

第二章  教学档案工作的岗位责职

第六条  为了加强我校教学档案管理工作，各职能处室和各二级院（系）应落实分管责任人，适当配备具有较好政治和业务素质的兼职教学档案人员，督促本部门兼职教学档案人员注意平时各类教学档案材料的形成积累，积极疏通渠道配合兼职教学档案人员的立卷归档工作，确保本部门的教学档案保质保量按时完成。

第七条  兼职教学档案人员要接受学校档案室的业务指导培训和督促检查，坚持平时立卷，根据本部门不同种类教学档案材料形成特征，合理分类存放，并按学校档案管理规定按时把教学档案进行归档，保证教学档案材料的完整、准确、系统。

第三章  教学档案归档范围

第八条  本教学档案归档范围确定的原则是从实际需要出发，从学校和教育事业的延续、发展与提高出发，以国家的教育方针政策为指导，根据教学档案的不同作用确定教学档案的保存和保管期限，以保证教学档案的完整、准确、系统。本校教学档案材料归档范围详见附件。

第四章  教学档案归档要求

第九条  凡需归档的教学档案材料，必须遵循教学档案材料的自然形成规律，保持教学档案材料之间的联系，根据便于保管和利用的原则进行系统整理。

第十条  凡需归档的教学档案材料，应尽量采用原件，规格相对统一，一般用打印件，不能打印的则要求用蓝黑墨水书写，字迹要工整，图文清晰，并按学校档案室的要求装订成册，以利保存。

第五章  教学档案材料的收集、整理和归档验收

第十一条  教学档案材料收集工作必须贯彻集中领导分级管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按时间先后顺序和归档范围各大类分类收集，并加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题。

第十二条  凡属学校档案室规定需永久性、长期性和部分短期性保存的教学档案的检查、验收、组卷等工作由学校档案室负责。

第十三条  教学档案材料要遵循学校档案管理规定按年度或问题进行立卷归档。并于每年的六月底前完成上一年度教学档案的归档。

第六章  教学档案的管理

第十四条  教学档案的管理必须由专人负责管理，不得丢失。教学档案的管理按便于保管和方便利用原则进行分类、编号和排列。教学档案的管理要做到安全保密制度，还须做好防窃、防火、防潮、防霉、防虫、防晒等工作。

第十五条  教学档案的利用与开放按照学校档案管理规定执行，查阅、摘录或复制教学档案也要严格按照学校档案管理规定由学校档案室负责办理。

第七章  附则

第十六条  本办法自发布之日起施行。

附件：

序号     归档文件名称            保管期限               教学综合文件 

1―  1 上级下达的有关教学工作的文件材料（规定、指示、办法、意见、通知等）   长期

1―2  教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的意见、规定、方法           永久

1―3  本校制定的教学管理规章制度                                           永久

1―4  学校教学工作要点、工作总结、报告、签报                               长期

1―5  学校组建的有关教学的各种委员会、领导小组会议记录、纪要、决议         长期

1―6  学校教学管理委员会工作例会会议纪录、纪要、决议                       长期

1―7  上级、本校有关教学评估的文件材料（通知、报告、批复及支撑性材料）     长期

1―8  本校有关教学督导工作文件材料                                         长期

1―9  本校有关教学质量检查的通知、计划、总结、报告                         长期

1―10 本校召开的教学工作会议文件材料（会议记录、纪要、决议、讨论的文件等） 长期

1―11 学校举办的重大教学活动的材料（讲话、报告、记录、名单、声像材料等）   长期

1―12 教学一览（教学计划、课程简介、教师简介）                             永久

1―13 评选各级优秀教学质量奖的通知、决定、名单、事迹材料                   长期

1―14 教学工作统计报表                                                     长期

1―15 本校教学情况一览表、交流简报                                         长期

 

2―1 上级、本校有关专业设置及实验室建设的文件                              长期

2―2 专业、实验室论证、评估、申报、审批材料                                永久

2―3 专业、实验室建设材料                                                   永久

2―4 重点专业、实验室建设计划、简报、总结材料                              长期

2―5 重点专业、重点实验室建设统计报表                                      永久

2―6 开课目录

 

3―1 上级、本校有关学籍管理的文件材料（规定、指示、办法、意见、通知等）    长期

3―2 学生成绩总表、各学期成绩登记表、师资配备安排表                        永久

3―3 学生英语4―6级、4―8级、口语考试成绩                                 长期

3―4 学生计算机等级考试成绩                                                长期

3―5 学生学籍变更材料（升级、留级、重读、休学、复学等）                    长期

3―6 给予违纪学生纪律处分的决定                                            长期

4―1 教学大纲                                                              永久

4―2 课程建设要求及安排、校历表、课表                                      长期

4―3 各院（系）、科、专业课程试题库、专业课程期末考试试卷                    长期

4―4 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料                                 长期

 

5―1 上级有关学位工作文件材料                                              长期

5―2 本校学位评定条例、办法及计划、总结                                     长期

5―3 学位委员会会议记录、决定                                              长期

5―4 学位委员会授予学士学位、双学位清册及签收名册                          永久

5―5 本校学生毕业证书、肄业证书、结业证书验印名册                           永久

5―6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料                                      长期

5―7 开具学历证明、换发文凭名册                                             长期

 

6―1 上级、本校有关材料工作的规定、办法、通知、条例                        长期

6―2 校教材工作会议记录、纪要、决议                                        长期

6―3 本校自编、主编材料                                                    长期

6―4 各院（系）各专业使用教材目录                                          长期

6―5 本校自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集                          长期

6―6 试卷质量评审表                                                        短期

6―7 教材评审及获奖材料                                                    长期

6―8 出版教材合同、计划                                                     短期

 

 

序号                           归档文件名称                           保管期限

1―1 上级关于学生教育与管理的规章制度、办法、意见、通知                    长期

1―2 本校制订的有关学生管理的规章制度                                      长期

1―3 本校学生工作的计划、总结、报告、签报、会议记录                        长期

1―4 学生工作统计报表                                                      长期

1―5 有关勤工俭学、勤工助学及大学生保险工作材料                            短期

 

2―1上级、本校有关招生工作的通知、规定、办法、意见                         长期

2―2 招生计划、生源计划、招生工作总结                                       长期

2―3 新生录取原始名册及新生名单                                            长期

2―4 委培、代培、自费生、保送生计划、合同及名单                             长期

2―5 招生专业介绍材料                                                      长期

2―6 本校关于取消、保留及恢复新生入学资格的决定                             短期

 

3―1 新生入学登记表                                                        永久

3―2 在校学生名册                                                          永久

3―3 准予有关学生休学、复学、转学、退学及保留学籍的决定                     长期

3―4 各类学生奖学金评选、发放的规定、通知及获奖名单                         长期
3―5 给予违纪学生纪律处分的决定                                            长期

 

4―1 上级、本校有关毕业生工作的通知、意见、规定                            长期

4―2 毕业生工作计划、总结、报告、签报                                       长期

4―3 毕业生供需统计、计划、合同                                             长期

4―4 毕业生正式分配、调配、派遣名册                                         永久

4―5 评选优秀毕业生的通知、名单                                             长期

4―6 有关非上海籍生源毕业生留沪工作的报告、批复                             短期

4―7 有关将部分毕业生材料退回家庭所在地的决定                              短期

 

序号                         归档文件名称                             保管期限

1 上海市教委、电力部等上级机关颁发的有关教育、教学管理的规定、意见、        长期

条例、通知等

2 院（系）年度工作计划、总结、报告、签报                                    长期

3 以院（系）名义制发的有关教学、行政管理的文件（规定、办法、决定、通知、通报等）

长期

4 各院（系）制订的各规章制度                                               长期

5 院（系）工作会议、党政联席会议记录、纪要、决议                            长期

6 学术、学位分委员会会议记录、纪要、决议                                    长期

7 其他会议记录                                                         短期自存

8 院（系）给学校或上级的请示、报告及上级的批复                              长期

9 同国内外院校或企业之间的院际（企）交流的协议书、备忘录                    长期

10各教研室、实验室、研究所（室）负责人名单                                 短期

 

11―1 有关教学改革、课程建设方面的材料文件（调研报告、计划、总结、设想、规划

      实施意见                                                             长期

11―2 典型教案、重要课程的备课笔记                                      长期自存

11―3 各专业课程试题库                                                     长期

11―4 专业、课程教学评估材料                                                长期

11―5 教研室教学工作总结、教师教学经验小结                              长期自存

11―6 研究生教学使用的自编、主编教材及使用材料目录                          长期

11―7毕业实习管理性文件                                                   长期11―8 各专业教学检查、调查材料及总结                                    短期自存

11―9 教研室工作志                                                     短期自存

11―10 优秀本科生毕业论文及评审意见（非优秀的自存）                         长期

11―11 课堂教学材料、课程进度表                                         短期自存

11―12 优秀实习报告                                                    短期自存

11―13 教师教学任课安排、教案                                           长期自存

 

12        体育工作文件（规划、专业建设、课程建设、教学评估、运动会、总结、比赛成绩等）

12―1 校内外各届大学生运动会的通知、竞赛规程、成绩册                       长期

12―2 群体竞赛工作计划、训练计划、总结                                     长期

12―3 体锻工作材料                                                         长期

12―4 其它